Des millions d’entreprises à travers le monde utilisent des logiciels de paie pour simplifier la gestion des salaires de leurs collaborateurs. Elles ont le choix entre les logiciels on-premise, installés sur leurs propres serveurs, et les solutions en ligne, installées sur les serveurs d’un hébergeur. Découvrez pourquoi les TPE et les PME devraient opter pour un logiciel de paie en ligne.
Qu’est-ce qu’un logiciel de paie en ligne ?
Avant de déterminer les avantages d’un logiciel de paie en ligne pour TPE/PME et de déterminer comment en choisir un, il convient de revenir sur la définition de cette solution. Il s’agit d’un outil informatique hébergé dans le cloud qui permet d’automatiser les processus paie dans une entreprise.
Le logiciel de paie en ligne aide dans le calcul des salaires, des déductions et des impôts des salariés selon le contrat de travail et leur temps de présence. Dans le détail, cet outil permet de :
- Consulter le salaire et les éléments variables de paie de chaque collaborateur ;
- Retenir les impôts et les déductions ;
- Suivre les heures travaillées pour déterminer le moment où il est nécessaire de payer les heures supplémentaires ;
- Générer automatiquement les fiches de paie des employés ;
- Envoyer automatiquement les fiches de paie ;
- Stocker les documents relatifs aux salaires et les données des collaborateurs (nom, compte bancaire, etc.) dans le cloud.
Grâce aux logiciels de paie en ligne, une entreprise peut en outre produire des bulletins de salaire et des déclarations en phase avec la législation sociale.
Quels sont les avantages pour les TPE et les PME de s’équiper de logiciels de paie en ligne ?
Les logiciels de paie en ligne font partie des outils qu’il est possible d’adopter pour accompagner la transformation digitale d’une entreprise. Ces solutions offrent un certain nombre d’avantages aux TPE et PME. Le gain de temps est le premier d’entre eux. En effet, la gestion de la paie est une tâche chronophage. Grâce à son automatisation, ces entreprises économiseront de précieuses heures qu’elles pourront allouer à la réalisation de tâches à forte valeur ajoutée.
Le logiciel de paie en ligne garantit également le respect des délais concernant le versement de la rémunération des salariés d’une entreprise, quelles que soient la banque pro où elle a ouvert un compte et les évolutions réglementaires. Par ailleurs, cette solution réduit les risques d’erreur humaine. Les employés peuvent donc percevoir le bon montant au moment adéquat, ce qui favorise leur confiance et permet de les fidéliser.
La flexibilité est un autre avantage majeur d’un logiciel de paie en ligne pour TPE/PME. Les utilisateurs ont en effet la possibilité d’y accéder en permanence, quels que soient le lieu et le support utilisé. En somme, cette solution rationalise la gestion de la paie dans les petites entreprises. Ces dernières peuvent également effectuer cette tâche de façon totalement autonome. Quoi qu’il en soit, un support client reste à leur disposition pour leur fournir assistance et conseils en matière de gestion de la paie.
Comment bien choisir son logiciel de paie en ligne pour une petite structure ?
Si vous dirigez une petite structure, découvrez le logiciel de paie en ligne conçu pour les TPE/PME. Le choix de la solution à adopter doit être effectué en tenant compte des fonctionnalités qu’elle intègre. Pour simplifier le travail du service RH et être sûr de respecter la législation, l’outil doit notamment comporter une fonctionnalité relative au calcul de la paie. Cette dernière est établie non seulement en fonction de variables comme les heures supplémentaires, les arrêts maladie, les congés payés, etc., mais également de taux légaux.
Il faut par ailleurs que le logiciel de paie en ligne pour TPE/PME comprenne une fonctionnalité d’édition des bulletins de salaire. Elle permet de transmettre au collaborateur la fiche de paie simplifiée et de mettre à sa disposition la fiche de paie complète.
La production des déclarations sociales obligatoires figure aussi parmi les fonctionnalités indispensables. Le logiciel de paie en ligne doit permettre d’effectuer les déclarations à adresser aux administrations sociales. La DUE (déclaration unique d’embauche) et la DSN (déclaration sociale nominative) en font partie.
En outre, il est nécessaire que la solution choisie embarque une fonctionnalité de production des documents obligatoires se rapportant aux entrées et aux sorties de salariés comme les contrats de travail, les certificats de travail, les soldes de tout compte, etc.
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